Uppdaterad 2019-12-04.
Information om behandling av personuppgifter
Behandling av personuppgifter
Vi behandlar dina personuppgifter när du söker bostad, när du sedan blir kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss, vi uppmanar dig därför att läsa vidare för att få veta mer om hur dina personuppgifter behandlas.
En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som individ, t.ex. namn, adress och kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.
Personuppgiftsansvarig
Cityfastigheter i Karlstad AB (org.nr. 556917-4641), Våxnäsgatan 20, 653 40 Karlstad, är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter. Du når oss via tel. 054-19 90 00.
Vår GDPR-ansvarige kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt. Vid behov kan du vända dig till vår GDPR-ansvarige via mail, gdpr@nwt.se.
När du ställer dig i vår bostadskö
När vi samlat in dina personuppgifter behandlar vi dem under kötiden, där ändamålet är att administrera din ansökan/intresseanmälan för att uppfylla din förväntan av tjänsten. Den lagliga grunden för detta är berättigat intresse.
Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi raderar dina personuppgifter.
När du erbjuds en bostad hos oss
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi t.ex. uppgifter om din ekonomi, din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna.
Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning och uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet.
Under hyresförhållandet
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi t.ex. dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Avtal är den rättsliga grunden för behandlingen.
Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.
Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster, samt behålla en god kundkontakt med dig. Den rättsliga grunden för detta är intresseavvägning.
Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag. Den rättsliga grunden för marknadsföringen är intresseavvägning.
Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.
Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla entreprenörer som ska reparera något i din lägenhet, företag som tillhandahåller bredband, inkassoföretag eller företag som sköter våra IT-system.
Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut.
Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU/EES, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
Vi lagrar dina personuppgifter under den tid de behövs för att uppfylla avtal och våra rättsliga förpliktelser, samt under den tid de är relevanta för tjänsten. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter att åtagandet eller beslutet har upphört att gälla.
Mer om olika lagringstider nedan.
När hyresförhållandet är slut
Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet, men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som t.ex. hyresavtalet, beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial (t.ex. betalningar) kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år med hänvisning till bokföringslagen.
Elektroniska nycklar
Cityfastigheter i Karlstad AB använder sig av elektroniska nycklar i flertalet av fastigheterna. I det elektroniska nyckelhanteringssystemet lagras dina dörröppningar i två månader för tekniskt underhåll och felsökning. Även bokningsloggarna för tvättstugan lagras i två månader. Dessa händelser är en form av personuppgifter.
Ändamålet med denna behandling av personuppgifter är för att du som hyresgäst ska kunna öppna dörrar du behöver ha åtkomst till i fastigheten, samt boka tid i tvättstugan. Avtal är den rättsliga grunden för behandlingen.
På vissa adresser finns möjlighet att lägga in namn och telefonnummer på porttavlan/porttelefonen (telefonnummer syns ej) om du som hyresgäst önskar.
När hyresförhållandet upphör raderas personuppgifterna ur det elektroniska nyckelhanteringssystemet efter 2 månader.
Dina rättigheter
Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.
Du har rätt att:
- få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig via ett registerutdrag.
- få felaktiga uppgifter rättade.
- kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter, om du t.ex. anser att de inte är korrekta.
- få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet).
- kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.
- invända mot vår behandling av dina personuppgifter, t ex vid marknadsföring.
- begära att dina personuppgifter raderas i det fall de inte behöver lagras för att uppfylla rättsliga förpliktelser och avtal, eller för att upprätthålla tjänsten.
Du har också rätt att vända dig till oss eller tillsynsmyndigheten (Datainspektionen) och klaga om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.
I det fall vi begär ditt samtycke har du rättighet att dra tillbaka det. Om du önskar göra det kontaktar du oss genom att mejla till gdpr@nwt.se.
Hur och varför vi kamerabevakar
NWT Fastigheter AB har bevakningskameror i förrådsutrymmen, cykelrum och soprum tillhörande våra fastigheter. Bevakningskameror finns även placerade i våra parkeringsgarage med tillhörande biytor. Vi spelar in rörlig bild utan ljud och kan därmed komma att behandla bildmaterial där personer syns.
Syftet med informationen är att du ska kunna känna dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter i samband med vår kamerabevakning. Läs mer om hur och varför vi kamerabevakar, samt dina rättigheter här.
